エクセルでプルダウンリストの設定方法!簡単な5ステップ

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エクセルでプルダウンを設定!

同じ行、同じ列。
それに、入力する文字は、だいたい一緒。

なのに、コピー&ペーストするほどでもない。でも、いつも少しだけ入力ミスをして、ちょっとイライラしてしまう。

このちょっとしたイライラは、よくある話です。

でも、簡単な単純作業なのに、入力ミス。それは本当に効率が悪く、心が折れてしまいそうになりますよね?

そんなあなたに使ってみてほしいのが、【プルダウンリスト】です。

このプルダウンリストを設定すれば、入力する文字は決まっているから、ミスをすることはなくなります。

プルダウンリストを使うことで、作業も管理も簡単になります。

使うのは、マウスだけ。クリックして、選択…。クリックして、選択…。たったそれだけ!
また、キーボードで文字入力をする必要もないから、その分、効率もアップしますよね。

あなたもプルダウンリストを設定して、ほんの少しでも作業効率をアップさせてみませんか?

目次

今回は、このエクセル表の「住所1」欄に、都道府県を簡単に選択できるプルダウンリストを設定していきます。

エクセルでプルダウン設定をして、作業や管理を簡単に!

1.リストを同じシート内から設定する

簡単なプルダウンを作りたい!と思っているあなたへ!

だいたい7個ほどまでのプルダウンを、簡単に作りたい場合は、この【リストを同じシート内から設定する】が、ぴったりではないでしょうか?

同一シートだから、管理も簡単。設定も簡単。
すばやく、エクセルを完成させたいときにおススメな設定方法ですね!

それでは、早速、簡単な5ステップに進んでいきましょう。

1-1.リストを1列にまとめる

リストを印刷枠の外に作っていきます。

プルダウンで選択するにも「元のデータ」がなければ、空白のままになってしまいますよね?
だから、まずはプルダウンにしたいリストを、1列(縦)にまとめておきましょう。

ここで、気を付けておきたいことが2つあります。それは…

印刷枠の外にリストをまとめること。
列の挿入、並び替えや編集がしやすくなる。
印刷するときリストが表示される心配がない。
必ず、リストは1列にすること。
2列以上では、リストを設定できない。

この2つです。

ここのデータがプルダウンに反映されるので、分かりやすく、丁寧に、リストをまとめておきましょう。

1-2.プルダウンを利用するセルを選択

プルダウンを使いたい場所をドラッグ等で選択します。(行や列でもOK!)

プルダウンを適用したいセルはどこですか?

適用したいセルをドラッグ等で選択しましょう。
列や行で一気に選択することもできますが、ここでは部分的に選択をしています。

1-3.[データの入力規制]を開く

上部の「データ」の中から、「データの入力規制」をクリックします。

適用したいセルの選択は、完了しましたか?

そのセルを選択したまま、上部メニューバーの[データ]→[データの入力規制]をクリックします。

新しく「データの入力規制」という枠が現れたら、次に進みましょう。

1-4.[入力値の種類]を[リスト]にする

入力値の種類で、「リスト」を選択します。

次に、新しく現れた「データの入力規制」の枠を入力していきます。

[設定]タブにある[入力値の種類]の中から、[リスト]を選びましょう。

「リスト」を選んだと同時に、下の表示が変更されましたよね?変更されていれば、次に進みましょう。

1-5.[元の値]にリストを選択

「元の値」では、先ほど作ったリストをドラッグして選択し、値を入力します。

最後のステップ、[元の値]にリストを入力していきます。

[元の値]にカーソルを移し、入力できる状態にして、【1-1】でまとめたリストを全部、ドラッグ等をして選択しましょう。

すると、[元の値]に選択した範囲が自動的に入力されましたよね?
これで設定は完了です。[OK]ボタンを押して、エクセルの表を確認しましょう。

1-6.プルダウンの完成!

プルダウンリストの完成!

適用したセルに、「▼」とプルダウンリストが表示されましたか?

表示されていれば、完成です!

このプルダウンリストで、作業や管理の効率が上がりそうですね。
[元の値]に入力するリストデータが少ない場合は、やはり同一シートの方が便利ですね。

続いては、リストを別シートから設定する場合の方法です。

 

2.リストを別シートから設定する

プルダウン設定したいリストや、管理するデータが多い!そんなあなたへ!

別シートから設定することで、「どこに、何があるか?」が見やすくなり、作業効率がアップするのではないでしょうか?

同じシートからの設定と比べると、少しだけ設定作業が増えます。しかし、設定後の管理が簡単になりますね。

それでは、1つ、2つほどステップが多くなりますが、設定方法に進んでいきましょう。

2-1.リスト用の新しいシートを作成&切り替え

リスト用の新しいシートを作りましょう。

別シートでリストを管理するために、新しくシートを作成していきましょう。

エクセルの左下にある切り替えタブで、新しいシートを選択します。
(ここでは、分かりやすいように、シート名を「住所1」としました。)

真っ白なシートに切り替わっていれば、次のステップに進みましょう。

2-2.新しいシートにリストを1列にまとめる

プルダウンのリストをここに作ります。

新しいシートに、プルダウン用のリストを作っていきます。

ここで気を付けておきたいことは、1列でまとめておくことです。

2列以上では、リストを設定できないので、必ず、1列でまとめておきましょう。

 

2-3.左上のボックスにリストの名前を入力

リストをドラッグ等で選択します。適当なリストの名前を入力します。

リストを1列にまとめましたか?

次に、そのリストを全部ドラッグ等をして、選択している状態にします。

そして、左上(fxの横にある)ボックスのリストの名前を、適当に入力します。(ここでは、「住所1リスト」としました。)

適当なリスト名の入力が完了したら、次に進みましょう。

 

 

2-4.セルを選択し、[データの入力規制]を開き、リストに変更

ここは、上部と同じ。ドラッグ等で、使う場所を選択します。「入力値の種類」も、「リスト」を選択。

ここは、1の【同じシート】と同様のステップになります。
上の(1-2~1-4)のステップを参考にしながら、進めていきましょう。

プルダウンリストを適用したいセルはどこですか?

その適用したいセルをドラッグ等で選択します。

選択が完了したら、セルを選択したまま、上部メニューバーの[データ]→[データの入力規制]をクリックしましょう。

すると、「データの入力規制」の枠が現れるので、[設定]タブにある[入力値の種類]の中から、[リスト]を選びましょう。

下の表示部分が変更されましたか?変更されていれば、次に進みましょう。

2-5.[元の値]にリストの名前を入力

「F3」キーを押し、作ったリスト名を選択。

最後のステップです。
[入力値の種類]の下、[元の値]のボックスに、入力していきます。

まずは、[元の値]にカーソルを移し、入力できる状態にしましょう。

そして、メニューバー[挿入]-[名前]-[貼り付け]、または[F3]キーを押して、先ほど作った「リスト名」を選択し、「OK」を押しましょう。

[元の値]に、リスト名が表示されましたか?表示されていれば、設定は完了です。
[OK]ボタンを押して、エクセルの表を確認しましょう。

(※バージョンや配置の違いにより、メニューバー[挿入]-[名前]-[貼り付け]が見当たらないこともあります。その場合は、[F3]キーで対応しましょう。)

2-6.プルダウンの完成!

プルダウンリストの完成!

【同じシート】と同様に、適用したセルに、「▼」とプルダウンリストが表示されましたか?

もちろん、表示されていれば、完璧です!

同じシートからも、別のシートからもできるようになれば、あなたのエクセルスキルが大きくアップしますね。

 

まとめ

プルダウンリストの設定方法を、簡単な5ステップで解説しました。流れが分かると、簡単に作ることができますね。

もう一度、同じシート内でも、別シートでも、共通なステップを振り返ってみると、

  1. リストを1列にまとめる。
  2. 適用したいセルを選択する。
  3. [データ]→[データの入力規制]を開く。
  4. [入力値の種類]を[リスト]にする。
  5. [元の値]に表示したいリストを選択し、[OK]を押す。
  6. プルダウンの完成!

この5ステップが、大まかな流れです。

この5ステップは、エクセルスキルとして使えるようにしておきたいところですね。

また、簡単に作りたい場合は、同じシート内に。リストやデータが多い場合は、別シートに。
その基準で設定すると、見やすく、分かりやすく、おススメです。

エクセルを使うことで、表の作成も、管理も、計算も、とても簡単になる上、このプルダウンリストを設定することで、誤字脱字も減り、文字入力作業がより効率的になりますね。

入力作業を単純にしたい場合は、利用していきましょう。

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